1. Общие сведения
DreamDocs - программное обеспечение для интеллектуальной обработки документов. Система предназначена для загрузки файлов, распознавания текста, классификации документов, извлечения атрибутов, проверки качества, ручной верификации, сравнения, анонимизации и выгрузки результатов обработки.
Настоящее руководство определяет порядок эксплуатации системы в пользовательском и административном интерфейсах. Документ может использоваться при обучении пользователей, подготовке эксплуатационной документации и передаче системы на сопровождение.
| Параметр | Описание |
|---|---|
| Объект эксплуатации | ПО DreamDocs, включая пользовательский интерфейс, административные функции, OCR/AI обработку, отчеты и API-интеграции. |
| Основные пользователи | Администраторы, менеджеры обработки, аннотаторы, валидаторы, наблюдатели, технические специалисты сопровождения. |
| Основные данные | Файлы документов, карточки документов, извлеченные атрибуты, таблицы, статусы обработки, справочники, роли, настройки проектов, журналы событий. |
| Форматы входных файлов | PDF, TIFF, Word, Excel, BMP, JPEG, GIF, PNG, HTML и другие форматы, поддерживаемые конкретной поставкой. |
| Форматы выгрузки | Excel, CSV, PDF, исходные файлы, обработанные документы, DOCX с текстовым слоем, JSON-отчеты и иные форматы, настроенные в проекте. |
2. Термины и роли пользователей
В DreamDocs используется ролевая модель доступа. Набор доступных действий зависит от рабочей области, проекта, роли и выданных разрешений.
| Термин | Описание |
|---|---|
| Рабочая область | Логическое пространство, объединяющее проекты, пользователей, роли, типы документов, типы полей и справочники. |
| Проект | Область обработки документов с собственными настройками, пользователями, типами документов, правилами обработки и отчетами. |
| Документ | Объект системы, созданный из файла или части файла. Один загруженный файл может содержать один или несколько документов. |
| Тип документа | Шаблон обработки, определяющий состав атрибутов, таблиц, правил извлечения и проверок. |
| Аннотатор | Интерфейс проверки и исправления распознанных атрибутов документа. |
| Валидатор | Пользователь или роль, выполняющая финальную проверку и подтверждение результата обработки. |
| OCR | Модуль оптического распознавания текста и формирования текстового слоя документа. |
| AI/ML/LLM | Модули интеллектуальной классификации, извлечения данных, анализа текста, автозаполнения и ответов на вопросы по документам. |
| Роль | Основные полномочия |
|---|---|
| Admin | Полное управление рабочей областью или проектом: пользователи, роли, настройки, типы документов, импорт, экспорт, OCR/ML, интеграции. |
| Manager | Контроль процесса обработки, назначение ответственных, работа с очередью, просмотр статистики и отчетов. |
| Annotator | Загрузка, просмотр, разметка, редактирование и проверка документов в пределах выданных прав. |
| OnlyOwned | Работа только с документами, назначенными или принадлежащими пользователю. |
| ReadOnly | Просмотр документов, проектов и отчетов без изменения данных. |
| Технический администратор | Сопровождение инфраструктуры, обновлений, резервного копирования, журналов, мониторинга и интеграций. |
3. Начало работы и доступ в систему
Доступ к DreamDocs предоставляется через веб-интерфейс. Конкретный адрес системы определяется при развертывании. Для входа пользователь указывает логин и пароль. После успешной авторизации система открывает список доступных рабочих областей или проектов.
3.1. Вход в систему
- Откройте адрес DreamDocs в браузере, рекомендованном администратором.
- Введите имя пользователя или электронную почту.
- Введите пароль и нажмите [Войти].
- Если включена многофакторная проверка или подтверждение по почте, выполните дополнительные действия по инструкции администратора.
- После входа убедитесь, что выбрана корректная рабочая область.
3.2. Восстановление пароля и профиль
- При ошибке входа проверьте корректность логина, раскладку клавиатуры и Caps Lock.
- При утрате пароля используйте ссылку [Забыли пароль?], укажите электронную почту и задайте новый пароль после подтверждения.
- В профиле пользователь может просмотреть персональные данные, изменить имя, фамилию, электронную почту, язык интерфейса и пароль, если это разрешено политикой системы.
- Удаление профиля является необратимым и должно выполняться только после передачи активных проектов и прав другим ответственным лицам.
Пароль
Рекомендуется использовать пароль не менее 8 символов, содержащий заглавные и строчные буквы, цифры и специальные символы. Требования могут быть усилены администратором.
4. Рабочие области и проекты
Рабочая область определяет контур совместной работы. Внутри нее создаются проекты, настраиваются роли, добавляются участники, подключаются типы документов, справочники и параметры обработки.
4.1. Создание и выбор рабочей области
- Откройте пункт [Рабочие области] в меню профиля или в административной панели.
- Нажмите [Добавить рабочую область].
- Укажите уникальное название и, при необходимости, описание.
- Назначьте владельца и участников, если это предусмотрено интерфейсом.
- Сохраните изменения и проверьте, что рабочая область отображается в списке.
4.2. Создание проекта
- Перейдите в выбранную рабочую область.
- Нажмите [Добавить проект].
- Введите название проекта и подтвердите создание.
- Откройте настройки проекта и укажите типы документов, пользователей, роли и параметры обработки.
- Сохраните изменения.
| Раздел настроек проекта | Назначение |
|---|---|
| Основные настройки | Название проекта, описание, параметры хранения, импорт и экспорт проекта. |
| Пользователи | Добавление участников, изменение ролей, удаление пользователей из проекта. |
| Типы документов | Подключение и настройка типов документов, используемых в проекте. |
| Типы полей | Настройка форматов, правил отображения и способов хранения атрибутов. |
| Таблицы и справочники | Предопределенные значения для валидации и автозаполнения полей. |
| Сценарии | Пользовательские скрипты, правила постобработки и автоматизации. |
| Отчеты | Аналитика обработки, качества, активности и аудита. |
| Импорт / экспорт | Перенос настроек проекта между рабочими областями и создание резервной копии. |
5. Типовой процесс обработки документов
Обработка документов в DreamDocs строится как последовательность этапов. Часть этапов выполняется автоматически, часть - пользователями с соответствующими правами.
| Этап | Описание | Ответственный |
|---|---|---|
| 1. Загрузка | Пользователь загружает файл, архив, папку или документ с веб-страницы. | Оператор / Admin |
| 2. Предобработка | Система анализирует файл, формирует страницы, выполняет базовую проверку качества. | Система |
| 3. OCR | Формируется текстовый слой, извлекается текст, таблицы и координаты найденных фрагментов. | Система |
| 4. Разделение | Многостраничный файл разделяется на отдельные документы или документы объединяются при необходимости. | Система / пользователь |
| 5. Классификация | Система определяет тип документа по правилам, ML-модели или LLM-классификатору. | Система |
| 6. Извлечение полей | Заполняются реквизиты, таблицы и нормализованные значения. | Система |
| 7. Валидация | Выполняются проверки форматов, справочников, обязательности и междокументных связей. | Система / пользователь |
| 8. Ручная проверка | Аннотатор исправляет поля, подтверждает значения, добавляет комментарии. | Аннотатор |
| 9. Финальное подтверждение | Документ переводится в статус готовности или одобрения. | Валидатор / Manager |
| 10. Выгрузка | Данные экспортируются в файл, архив, API или внешнюю учетную систему. | Пользователь / интеграция |
5.1. Статусы обработки
| Статус | Значение | Действие пользователя |
|---|---|---|
| Загружается | Файл передается в систему или ожидает регистрации. | Дождаться завершения загрузки. |
| Ждет обработки | Файл поставлен в очередь OCR/AI обработки. | Контролировать очередь и доступность сервисов. |
| Размечается | Выполняется автоматическая или ручная разметка. | При необходимости открыть документ и проверить поля. |
| Требует исправления | Обнаружены ошибки распознавания, валидации или структуры документа. | Открыть документ, исправить поля, повторить обработку при необходимости. |
| Готово | Документ обработан и может быть проверен или выгружен. | Проверить результат и выполнить экспорт. |
| Одобрено | Документ прошел финальную проверку. | Использовать результат для передачи во внешние системы. |
| Ошибка | Обработка завершилась некорректно. | Проверить качество файла, настройки проекта, очередь задач и журналы. |
6. Работа с документами и файлами
6.1. Загрузка документов
Загрузка выполняется из карточки проекта или раздела [Документы] через кнопку [Добавить документ]. Пользователь выбирает вкладку [Документы], [Web-страница] или [Создать новый документ].
| Параметр | Требование / поведение |
|---|---|
| Поддерживаемые форматы | PDF, TIFF, Word, Excel, BMP, JPEG, GIF, PNG, HTML. |
| Рекомендуемое качество | Разрешение не менее 300 dpi, отсутствие бликов, теней, перекрытий реквизитов, посторонних объектов и сильных искажений. |
| Многостраничные документы | Рекомендуемые форматы: PDF, TIFF, Word, Excel. |
| Размеры и лимиты | Лимиты зависят от конфигурации. В типовой поставке могут задаваться ограничения на количество файлов, общий объем загрузки и максимальный размер одного файла. |
| Папка проекта | При загрузке можно выбрать существующую папку или создать новую виртуальную папку проекта. |
| Объединение | При необходимости несколько файлов могут быть объединены в один файл-контейнер. |
6.2. Просмотр и редактирование
- Левая область карточки документа отображает визуальный рендер PDF или изображений.
- Правая область отображает поля, таблицы, OCR-текст, комментарии, статусы, ошибки и метаданные.
- Изменения полей фиксируются в истории с указанием пользователя, даты и версии документа.
- Если документ редактируется другим пользователем, система может временно ограничить сохранение изменений.
- Для быстрого просмотра можно использовать предпросмотр, не открывая документ в режиме редактирования.
6.3. Выгрузка результатов
| Формат | Назначение |
|---|---|
| Excel | Выгрузка извлеченных атрибутов, статусов, метаданных и реквизитов документов. |
| Excel edited values | Выгрузка измененных значений и истории ручных корректировок. |
| Documents | Архив обработанных документов в формате, доступном для последующей передачи. |
| Source files | Исходные загруженные файлы без изменения. |
| Анонимизированный PDF | PDF с замаскированными персональными или конфиденциальными данными. |
| Текстовый слой DOCX | Файл Microsoft Word с распознанным текстом после OCR. |
| Отчет по автозаполнению | Статистика автоматического заполнения полей и проблемных реквизитов. |
7. Справочники, типы документов и типы полей
Тип документа определяет структуру извлекаемых атрибутов. Тип поля определяет формат значения и способ проверки. Справочники используются для стандартизации данных и контроля допустимых значений.
7.1. Настройка типа документа
- Перейдите в раздел [Типы документов].
- Создайте новый тип или откройте существующий.
- Добавьте блоки и поля: основные реквизиты, таблицы, подписи, суммы, даты, номера, стороны договора и другие атрибуты.
- Для каждого поля выберите тип поля, видимость, обязательность, справочник и правила извлечения, если они применяются.
- Сохраните изменения и выполните тестовую обработку документа.
7.2. Справочники
- Справочник может быть глобальным или проектным.
- Справочник содержит колонки и строки предопределенных значений.
- Поле типа документа может быть связано со справочником и колонкой справочника.
- Если распознанное значение отсутствует в справочнике, система может подсветить поле как ошибочное и потребовать исправления.
- При изменении справочника ранее обработанные документы перепроверяются при последующем открытии или сохранении согласно текущим правилам проекта.
8. Сравнение, сплит и анонимизация
| Инструмент | Назначение | Типовые действия |
|---|---|---|
| Сплит | Разделение многостраничного файла на отдельные документы или объединение документов. | Выбор границ, назначение типов, сохранение новой структуры. |
| Сравнение | Сопоставление двух документов или значений полей для выявления расхождений. | Сравнение текста, полей, реквизитов, версий или связанных документов. |
| Анонимизация | Скрытие персональных и конфиденциальных данных при выгрузке или передаче документов. | Настройка скрываемых полей, формирование анонимизированного PDF. |
| Чат AI | Вопросы к содержимому выбранных документов и поиск фрагментов в контексте. | Краткое содержание, поиск фактов, проверка противоречий. |
Ограничение
Доступность инструментов зависит от роли пользователя, лицензии, настроек проекта и наличия индексации документов для AI-функций.
9. Отчеты, аудит и мониторинг
Раздел отчетов используется администраторами, менеджерами и специалистами качества для контроля обработки, производительности, качества распознавания, пользовательской активности и аудита безопасности.
| Группа отчетов | Примеры | Назначение |
|---|---|---|
| Производительность | Скорость обработки, затраченное время, количество страниц, отчет по документам. | Контроль нагрузки, очередей, времени OCR/ML и производительности операторов. |
| Качество данных | Отчет по полям, качество распознавания, корректность заполнения, автозаполнение. | Поиск слабых полей, оценка моделей, планирование доразметки и обучения. |
| Активность и аудит | Изменения в документах, действия над файлами, аудит прав, аудит входов. | Контроль действий пользователей, расследование инцидентов и подтверждение корректности операций. |
| Логи | Журналы интерфейса, системные события, ошибки обработки, действия пользователей. | Диагностика ошибок, мониторинг стабильности, подготовка данных для сопровождения. |
10. Регламентные операции эксплуатации
Регламентные операции выполняются для поддержания работоспособности DreamDocs, контроля качества обработки и предотвращения потери данных.
| Периодичность | Операция | Результат / контроль |
|---|---|---|
| Ежедневно | Проверить доступность веб-интерфейса и API. | Страница входа открывается, пользователи могут авторизоваться. |
| Ежедневно | Проверить очередь загрузок и задач OCR/AI. | Нет зависших задач, количество ошибок не превышает допустимые значения. |
| Ежедневно | Проверить отчеты по ошибкам и документам в статусе [Требует исправления]. | Проблемные документы назначены ответственным пользователям. |
| Ежедневно | Проверить свободное место на диске и состояние файлового хранилища. | Запас свободного места достаточен для текущего потока документов. |
| Ежедневно | Проверить выполнение резервных копий. | Резервная копия БД и файлового хранилища создана и доступна. |
| Еженедельно | Проверить отчеты качества по типам документов и полям. | Определены поля, требующие дообучения или корректировки правил. |
| Еженедельно | Выгрузить или архивировать журналы событий при необходимости. | Журналы сохранены согласно политике хранения. |
| Еженедельно | Проверить состав пользователей и права доступа. | Неактуальные пользователи отключены, роли соответствуют должностям. |
| Ежемесячно | Проверить восстановление из резервной копии на тестовом контуре. | Подтверждена пригодность резервных копий. |
| Ежемесячно | Оценить потребление ресурсов и прогноз роста хранилища. | Подготовлены рекомендации по масштабированию. |
| По изменению | Зафиксировать изменения конфигурации проекта, ролей, интеграций и моделей. | Изменения согласованы, протестированы и отражены в журнале сопровождения. |
11. Резервное копирование и восстановление
Резервное копирование должно покрывать данные, без которых невозможна эксплуатация DreamDocs: базу данных, файловое хранилище, настройки проектов, конфигурационные файлы, скрипты, справочники, модели и журналы, если они требуются для аудита.
| Объект | Что сохранять | Рекомендуемая периодичность |
|---|---|---|
| База данных | Пользователи, роли, проекты, документы, поля, статусы, справочники, настройки, журнальные записи. | Ежедневно, чаще - при высоком потоке документов. |
| Файловое хранилище | Исходные файлы, обработанные файлы, изображения страниц, текстовые слои, экспортные архивы. | Ежедневно или инкрементально. |
| Конфигурация | Переменные окружения, настройки интеграций, параметры OCR/ML, шаблоны, скрипты. | При каждом изменении и перед обновлением. |
| Проекты | ZIP-экспорт проекта с настройками, шаблонами и справочниками. | Перед значимыми изменениями и по регламенту. |
| Журналы | Системные логи, аудит действий, аудит входов, аудит прав. | По политике хранения организации. |
11.1. Порядок восстановления
- Зафиксируйте инцидент и определите точку восстановления.
- Остановите пользовательские операции или переведите систему в режим обслуживания, если это требуется.
- Восстановите базу данных из согласованной резервной копии.
- Восстановите файловое хранилище и проверьте доступность документов.
- Восстановите конфигурацию и секреты из защищенного хранилища.
- Запустите сервисы приложения, фоновых задач, OCR/AI и интеграций.
- Проверьте вход в систему, открытие проектов, карточки документов, OCR/AI очередь и выгрузку тестового результата.
- Задокументируйте результат восстановления и расхождения, если они обнаружены.
RPO/RTO
Целевые значения RPO и RTO устанавливаются договором или внутренней политикой заказчика. Для типовой эксплуатации рекомендуется планировать RPO не более 24 часов и RTO в диапазоне 1-4 часа при наличии резервных копий и доступной инфраструктуры.
12. Обновление, сопровождение и контроль изменений
- Обновления устанавливаются сначала на тестовом контуре или в технологическом окне, если это предусмотрено архитектурой.
- Перед обновлением выполняются резервная копия БД, файлового хранилища и конфигурации.
- После обновления проверяются вход, список проектов, загрузка тестового документа, OCR/AI обработка, ручная правка, экспорт и отчеты.
- Изменения типов документов, справочников, скриптов и моделей должны фиксироваться в журнале изменений проекта.
- При откате используется заранее подготовленный план восстановления предыдущей версии и совместимых данных.
13. Типовые ошибки и действия пользователя
| Ситуация | Возможная причина | Действия |
|---|---|---|
| Неверная пара логин-пароль | Ошибка ввода, смена пароля, неактивная учетная запись. | Проверить ввод, использовать восстановление пароля, обратиться к администратору. |
| Нет доступа к проекту | Пользователь не включен в рабочую область или проект, роль не назначена. | Проверить роль и права, запросить доступ у администратора. |
| Кнопка недоступна | Недостаточно прав, выбран неподходящий статус, документ редактируется другим пользователем. | Проверить роль, статус документа и активные сессии редактирования. |
| Ошибка загрузки файла | Неверный формат, превышение лимита, поврежденный файл, сетевой сбой. | Проверить файл, размер, качество, повторить загрузку. |
| Низкое качество OCR | Плохой скан, низкое разрешение, блики, поворот, рукописный текст. | Загрузить более качественный файл или выполнить ручную проверку. |
| Тип документа определен неверно | Недостаточно обучающих примеров, похожие типы, слабый текстовый слой. | Изменить тип вручную, провести дообучение или уточнить правила классификации. |
| Поле подсвечено ошибкой | Значение не соответствует формату, справочнику или правилу обязательности. | Исправить значение, выбрать из справочника, проверить настройку поля. |
| Save failed | Потеря соединения, сбой сервера, конфликт редактирования. | Не закрывать страницу, повторить сохранение, проверить соединение и журнал ошибок. |
| Экспорт не формируется | Нет выбранных документов, недостаточно прав, ошибка данных или превышение объема. | Сузить выборку, проверить статусы, повторить экспорт, обратиться к администратору. |
| Задача OCR зависла | Очередь перегружена, недоступен OCR-сервис, недостаточно ресурсов. | Проверить очередь задач, логи, ресурсы сервера и перезапуск фоновых сервисов по регламенту. |
14. Требования безопасности при эксплуатации
- Доступ предоставляется только именованным пользователям или согласованным техническим учетным записям.
- Права пользователей должны соответствовать выполняемым функциям и пересматриваться при изменении роли сотрудника.
- Административные права выдаются ограниченному кругу пользователей и фиксируются в журнале изменений прав.
- Доступ к административным интерфейсам рекомендуется ограничивать корпоративной сетью, VPN или иными согласованными средствами.
- Пароли, ключи API, токены, параметры SMTP и интеграций не должны храниться в открытом виде в пользовательских документах или переписке.
- Журналы входов, действий пользователей и изменений прав должны храниться в соответствии с политикой безопасности организации.
- При увольнении или смене роли пользователя учетная запись должна быть отключена либо права должны быть пересмотрены незамедлительно.
15. Контакты поддержки и порядок эскалации
Порядок обращения в поддержку определяется договором сопровождения или внутренним регламентом организации. Для ускорения диагностики обращение должно содержать сведения о пользователе, рабочей области, проекте, документе, времени ошибки, тексте сообщения и действиях, которые привели к проблеме.
| Уровень | Когда используется | Что передать |
|---|---|---|
| 1-я линия | Пользовательские вопросы, доступ, базовые ошибки интерфейса. | Скриншот, описание шагов, логин пользователя, проект. |
| 2-я линия | Ошибки обработки, OCR/AI, отчеты, экспорт, роли, настройки проекта. | ID документа, статус, время ошибки, журнал действий, пример файла. |
| 3-я линия | Инциденты инфраструктуры, БД, хранилища, очередей, интеграций, обновлений. | Системные логи, метрики, конфигурация, версия ПО, результаты проверки сервисов. |
Финальная проверка
Перед передачей документа внешней стороне необходимо проверить наименование правообладателя, версию ПО, дату, контактные данные поддержки и состав функций, доступных в конкретной поставке DreamDocs.