Интеллектуальная обработка документов

Когда электронный документооборот только стали внедрять, он казался революцией, обещавшей избавить от бесконечных стопок бумаги и хаоса на рабочих столах. Но вот парадокс: с переходом на цифровые форматы документов их количество не уменьшилось, а наоборот, значительно увеличилось. Теперь все документы существуют в цифровом виде, но проблема осталась: как извлечь нужную информацию из тысяч файлов и перенести её в корпоративные системы? Каждое утро — новое перепечатывание данных... И здесь на помощь приходит интеллектуальная обработка документов. Эта технология не просто устраняет хаос, а превращает его в управляемый поток, с которым легко работать.

На первый взгляд, кажется, что это сложный и непонятный процесс, но за ним стоят высокие технологии, которые значительно ускоряют обработку информации и минимизируют количество ошибок.

Сканирование — первый шаг в процессе
Система начинает свою работу с захвата изображения документа, будь то фото или скан. Это позволяет перевести данные в редактируемый формат, который можно использовать в дальнейшем.

Предобработка — выравнивание данных
После того как изображение попадает в систему, она автоматически устраняет искажения, улучшает качество изображения, убирает шумы и корректирует контрастность, чтобы информация стала легко читаемой и готовой для обработки. Однако стоит отметить, что не каждое изображение можно улучшить до идеала.

Извлечение информации — фокус на важном
На этом этапе система не просто распознает текст, а анализирует его и извлекает ключевую информацию: даты, суммы, имена, реквизиты и другие данные, которые необходимы для бизнеса. Это исключает необходимость вручную искать нужные данные в каждом документе.

Интеграция — автоматическая обработка
Когда данные извлечены, система автоматически передает их в вашу корпоративную систему, такую как CRM или бухгалтерию. Это позволяет исключить ошибки при вводе данных и ускоряет все процессы, связанные с их использованием.

Системы интеллектуальной обработки документов значительно упрощают работу, обеспечивая быструю и точную обработку информации. В отличие от традиционных методов, где данные извлекаются вручную, такие системы позволяют:

• Скорость — теперь не нужно тратить время на перепечатывание и ввод данных. Всё происходит мгновенно, что ускоряет рабочие процессы.

• Точность — система точно извлекает информацию, минимизируя вероятность ошибок. Теперь нет необходимости переживать о неправильных суммах или датах — всё будет автоматически проверено и интегрировано.

• Экономия времени и ресурсов — интеллектуальная обработка освобождает время для более важных задач, таких как анализ данных или принятие стратегических решений.

• Масштабируемость — система легко адаптируется к растущим объемам документов и новым типам данных, что позволяет эффективно масштабировать процессы.

Потому что сейчас помимо распознавания документа и автоматизации извлечения данных, используемый в решениях искусственный интеллект выполняет и более сложные операции с ними. Например, DreamDocs может создавать новые документы на основе извлечённых данных - cгенерировать проект договора или отчет. В режиме чата с множеством выбранных документов искать необходимую информацию или выполнять математические функции, например, запросить сумму оказанных услуг контрагентом из актов выполненных работ.

Кроме того, интеллектуальная обработка документов позволяет сравнивать смысл текстов документов. Это может быть использовано, например, юристами для анализа текста договора на наличие обязательных условий.

Системы, работающие на основе машинного обучения, становятся всё более точными, способны распознавать не только печатный текст, но и рукописный, а также работать с нестандартными формами и типами документов. И всё это — без ошибок и задержек. Чтобы у людей оставалось время для тех работ, с которыми ИИ не сможет справиться, например, творчество и стратегические решения.