Как автоматическое распознавание первичных документов экономит крупному ритейлеру более 8000 часов в месяц

История успеха

ПРОБЛЕМА

Сотрудники компании во всех филиалах вручную осуществляли ввод первичных документов в корпоративную систему учета: счета-фактуры, УПД, товарные, транспортные и товарно-транспортные накладные.

Количество входящих документов - около 250 000 пакетов в месяц.
Время на обработку 3,5 минуты.
14 500 часов в месяц на обработку входящих документов.

Документы от контрагентов приходят в разном формате и разного качества. Например, многостраничный документ может быть разбит на несколько файлов (1 страница-1 файл). Кроме того, с одним документом могут работать люди из разных филиалов и с разными ролями в компании.

КОМПАНИИ необходимо было автоматизировать обработку первичных документов

Команда DreamDocs решала следующие задачи:

Разработать и интегрировать систему распознавания текста, извлечения атрибутов из документов.
Автоматизировать проверку правильности реквизитов и комплектность пакета документов.
Повысить скорость обработки документов и сократить количество ошибок, неизбежных при ручном вводе.
Настроить ролевую модель для работы с документами.

ИИ от DreamDocs помогает извлекать до 50 атрибутов из документов

1

Сделали маршрутизацию входящих документов в зависимости от того, откуда пришел документ. Каждый сотрудник получил свои права в соответствии со своими должностными обязанностями, а руководители были наделены правами администраторов.
2

В комплекте документов поступали файлы разного формата, могли содержать один документ или несколько разных, и даже неполные документы. Научили ИИ определять содержание файла, делить на разные документы, если все собраны в один файл, или объединять по типам документов в разные файлы.
3

Натренировали ИИ определять тип документов, близких по значению. Например, в тип “Счет-фактура” входят также Корректировочная СФ и Исправленная СФ, в УПД - Исправленный УПД, УПД возврат, УКД.
4

Научили определять факт наличия поля, а не его значения. Например, необходимо проверить есть ли в форме поле «Валюта», DreamDocs проверяет документ и присваивает значение «да» или «нет» соответственно результату проверки.
5

Кроме того, DreamDocs научился проверять количество печатей/подписей в документе и передавать ФИО с расшифровкой подписи или штампа.
6

Внутри интерфейса DreamDocs создали раздел для анализа, в котором руководители подразделений получают отчетность по распознаванию документов . Отчеты можно выгружать в формате excel и предварительно фильтровать по нужным столбцам.

Время сотрудников на обработку документов сократилось более чем в 2 раза

Автоматизированное распознавание первички позволило существенно сократить количество человеческих ошибок при перепечатывании текста.

В настоящий момент прорабатывается решение по автоодобрению документов при высокой уверенности робота в найденных значениях.